必要な設備って何がある?
2017.02.02

subimg01貸会議室を借りる場合、自分の目的や集まる人数によって適切な施設は変わってきます。少人数で簡単な話し合いがしたいという場合には、広い部屋よりもこぢんまりした小さな部屋のほうが向いています。小さな部屋の場合、予算も安く借りることができます。また、行いたい会議の内容によっては、無線LANが借りられるところや、ホワイトボードが借りられるところが適しているでしょう。部屋は狭くても、必要な設備が用意されている場所をレンタルすることが大切です。後から困らないように、どのような備品や機材を借りられるのかをあらかじめチェックしておく必要があります。机や椅子も頼まないと用意されていない場合もありますので、借りたい施設がどのような仕様なのか調べておきます。

逆に、大人数での本格的な会議をしたい場合には、広い施設を借りる必要があります。また、マイクやプロジェクターといった備品を借りなければならないこともあります。資料を画面に映して話し合いがしたい場合には、プロジェクターやスクリーンが備わっているところがよいでしょう。また、貸会議室を利用して自主映画の上映をしたいという場合もあります。そんなときには映像再生用の設備がある場所を借りるか、あるいは自分で必要な機材を持ち込むことになります。また、施設によっては飲食が禁止のところもあります。近隣に食事できるスペースがあるかどうかも大切なポイントです。事前にどのようなルールが定められているかをチェックしておくことが重要です。

設備の充実しているスペースと、設備の少ないスペースを比較すると、やはり前者の方がレンタル料が高くなります。また、スペースが広い施設と狭い施設でも、前者の方が料金は高めになります。また、設備を借りるか借りないかでも使用料は変わってきます。同じ施設内でも、複数のスペースが用意されていて、条件ごとに選べる場所だと便利です。自分が求めているのがどのような施設なのかということと、予算と相談しながら一番しっくりする場所を探すのがポイントです。設備を使わないイベントや会議の場合は、その分安く借りられますし、自分で用意できる機材は自分で用意することで予算を抑えることも可能です。レンタルスペースを選ぶ時の比較ポイントとしては、スペースの広さ・借りられる備品・設備の充実さ・使用料・立地、といったことがあります。絶対に外せないポイントを優先しながら場所を選ぶと失敗しません。

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